Cum stabilim bugetul pentru un eveniment?

Stabilirea bugetului unui eveniment  este o provocare pentru orice organizator profesionist. Aceasta activitate implica intreaga echipa de coordonare a evenimentului, fiecare membru al sau fiind responsabil de gestionarea unui anumit tip de costuri. Inainte de stabilirea bugetului trebuie sa stim fiecare detaliu legat de activitatile evenimentului. Fie ca este vorba de elemente de decor, muzica sau catering, intocmirea bugetului se face dupa ce acestea sunt stabilite. Cand acest lucru nu se intampla, putem avea surprize care sa ne incarce bugetele cu sume pe care nu le putem sustine. Inainte de a se realiza bugetul evenimentului incercati sa bifati urmatoarele elemente:

  1. Cate persoane participa? Aceasta informatie va va ajuta sa stabiliti bugetul pentru catering, sala si pentru materialele promotionale. Sala va fi contractata pentru un numar de persoane, la fel si toate materialele informative pentru audienta noastra.
  2. Din ce mediu vin invitatii nostri? Daca sunt persoane care vin din afara orasului,va trebui sa adaugati la buget rezervari pentru locurile de parcare sau chiar pentru cazare, daca acestia doresc sa ramana pana a doua zi. In cazul in care aveti invitati din afara tarii costurile de organizare se suplimenteaza cu sistemul de traducere simultana si cu transportul aferent  invitatilor pe perioada evenimentului.
  3. Ce tip de eveniment organizam? Asteptarile invitatilor va ajuta sa stabiliti elementele de decor si costul lor. O conferinta profesionala va avea ca scop prezentarea unor noutati, deci veti avea nevoie mai mult de elemente de sustinere precum microfoane si sistem video. In cazul unei petreceri sau a unui bal mascat, decorul joaca un rol esential deci si costurile aferente vor fi ridicate.
  4. Care este programul evenimentului? In functie de timpul in care persoanele invitate vor sta la eveniment trebuie stabilit si meniul de catering. O conferinta de 3 ore poate fi organizata cu o cafea la venire si una la plecare, dar o conferinta de 5 ore, care depaseste ora pranzului va trebui sa aiba un meniu cu mancare in mod obligatoriu. O petrecere nocturna va avea ca punct forte barul iar o gala va trebui sa aiba in meniu sampanie si mancaruri usoare.
  5.     Evenimentul are nevoie de promovare? Costurile de promovare ale unui eveniment nu sunt deloc de neglijat. In cazul concertelor sau al evenimentelor unde se percepe o taxa de intrare, pe langa costul tiparirii biletelor sunt si alte cheltuieli legate de tiparirea afiselor si a materialelor menite sa asigure vizibilitatea evenimentului.  In cazul in care doriti aparitia in presa sau pe Internet a unui anunt legat de evenimentul vostru trebuie sa aveti un buget pentru publicitate sau sa angajati o echipa de PR. De obicei, ambele costaJ

La fiecare eveniment veti avea implicit si costuri ascunse. Acestea nu pot fi prevazute in totalitate, dar este bine sa va lasati o suma de bani care sa acopere posibile neajunsuri cum ar fi curatenia in sala, costuri de deplasare, etichete sau ecusoane care trebuie printate in ultimul moment.

Bugetul unui eveniment poate fi asigurat din mai multe surse. Fie avem un client care ne pune la dispozitie un buget fix, pe care organizatorul il gestioneaza cat mai eficient cu putinta, fie ne facem singuri bugetul. In acest ultim caz, trebuie sa avem in vedere asigurarea unui cash flow al evenimentuli. Mai exact, incasarile din sponsorizari si taxe de participare sa fie facute inaintea platilor pentru furnizori.  Prin urmare, aveti in vedere mereu sa nu faceti multe plati in avans si sa va asigurati un cash flow constant, pentru a va asigura profitul estimat.

Advertisements