Evenimentul tau are un site? Iata 9 elemente care te vor ajuta sa iti creezi unul!

Vi s-a intamplat vreodata sa aflati despre desfasurarea unui eveniment de pe Facebook, Linkedin sau blog si sa descoperiti ca nu exista in online un site dedicat evenimentului? Ati dorit vreodata sa aflati mai multe informatii despre un eveniment si v-a fost dificil sa navigati pe site-ul acestuia din cauza avalansei de informatii?

 

 

 

 

Cand lucrezi in organizarea de evenimente fiecare detaliu conteaza, cu atat mai mult promovarea evenimentului. Si ce alta unealta mai buna de promovare exista decat un site dedicat? Pentru a veni in ajutorul organizatorilor de evenimente, am pregatit cateva elemente de care trebuie sa tineti cont atunci cand creati grafica si conceptul unui site de eveniment. Iata mai jos cateva sfaturi pentru organizatorii care sunt interesati de imaginea evenimentelui lor in online:

1. Focusati-va pe prima pagina a evenimentului! Studiile arata ca site-urile care au concentrate pe prima pagina toate detaliile importante ale evenimentului , inregistreaza o rata de conversie mai mare.
2. Cand si unde? Participantii sunt interesati in primul rand de data si locatia evenimentului. Se pare insa ca astfel de detalii lipsesc de multe ori de pe site-urile de evenimente. Prin urmare, sa aveti mereu vizibile pe site, data, programul si locul de defasurare ale evenimentului.
3. Ce ziceti de un call to action? Luati in considerare un buton de “Inscrie-te acum”. Este mai eficient uneori decat orice alt tip de invitatie. Asigurati-va ca aveti disponibil un formular de inscriere usor de completat si faceti cat mai vizibila pe site aceasta sectiune.
4. Speakerii pe primul loc! In unele situatii, speakerii vand intregul eveniment. Asa ca, oferiti-le un loc de cinste pe prima pagina a evenimentului vostru! Precizati cat mai multe informatii despre experienta lor profesionala, postati o poza pentru fiecare speaker si detaliati temele pe care urmeaza sa le sustina in cadrul evenimentului. Nu uitati sa oferiti datele lor de contact: Facebook, LinkedIN sau blog! Alaturi de informatiile legate de locatie si data, speakerii sunt cel mai improtant aspect in organizarea unui eveniment.
5. Bucurati-va sponsorii si partenerii media! O sectiune dedicata sponsorilor si partenerilor media va demonstra contributia lor la succesul evenimentului si va spori popularitatea acestuia.
6. Valorificati stirile si noutatile! Tineti-va publicul la curent cu privire la stadiul evenimentului vostru. Toate noutatile le puteti notifica intr-o sectiune dedicata de stiri sau chiar intr-un blog al evenimentului.
7. It’s the final countdown! Daca conceptul evenimentului va permite, puteti sa introduceti pe prima pagina a site-ului o numaratoare inversa pana la inceperea evenimentului. Acest detaliu va creste si mai mult interesul pentru eveniment si va functiona ca un “teaser” pentru cei interesati.
8. Evenimentul trebuie sa fie social! Mai exact, trebuie sa exista si in Social Media. Folositi-va de site-ul evenimentului pentru a oferi posibilitatea celor interesati de a se conecta la retelele sociale dedicate evenimentului.
9. Fiti mereu la dispozitia publicului! Intotdeauna fiti receptivi la feedback, intrebari sau nelamuriri. Unii pot fi destul de reticenti la participarea unui eveniment, asa ca transmiteti un mesaj prietenos si deschis pe pagina de contact a site-ului. Oferti-va datele de contact pentru a arata ca sunteti mereu la dispozitia publicului vostru.

Ca si cum nu ar fi fost destul de dificila misiunea unui organizator de evenimente, apare si necesitatea realizarii unui site dedicat. Realitatea este ca evenimentul vostru trebuie sa aiba o identitate online si urmarind pasii de mai sus puteti avea un site modern, eficient si usor de parcurs, pentru evenimentul vostru.

Sursa: www.eventmanagerblog.com

Cum stabilim bugetul pentru un eveniment?

Stabilirea bugetului unui eveniment  este o provocare pentru orice organizator profesionist. Aceasta activitate implica intreaga echipa de coordonare a evenimentului, fiecare membru al sau fiind responsabil de gestionarea unui anumit tip de costuri. Inainte de stabilirea bugetului trebuie sa stim fiecare detaliu legat de activitatile evenimentului. Fie ca este vorba de elemente de decor, muzica sau catering, intocmirea bugetului se face dupa ce acestea sunt stabilite. Cand acest lucru nu se intampla, putem avea surprize care sa ne incarce bugetele cu sume pe care nu le putem sustine. Inainte de a se realiza bugetul evenimentului incercati sa bifati urmatoarele elemente:

1. Cate persoane participa? Aceasta informatie va va ajuta sa stabiliti bugetul pentru catering, sala si pentru materialele promotionale. Sala va fi contractata pentru un numar de persoane, la fel si toate materialele informative pentru audienta noastra.
2. Din ce mediu vin invitatii nostri? Daca sunt persoane care vin din afara orasului,va trebui sa adaugati la buget rezervari pentru locurile de parcare sau chiar pentru cazare, daca acestia doresc sa ramana pana a doua zi. In cazul in care aveti invitati din afara tarii costurile de organizare se suplimenteaza cu sistemul de traducere simultana si cu transportul aferent  invitatilor pe perioada evenimentului.
3. Ce tip de eveniment organizam? Asteptarile invitatilor va ajuta sa stabiliti elementele de decor si costul lor. O conferinta profesionala va avea ca scop prezentarea unor noutati, deci veti avea nevoie mai mult de elemente de sustinere precum microfoane si sistem video. In cazul unei petreceri sau a unui bal mascat, decorul joaca un rol esential deci si costurile aferente vor fi ridicate.
4. Care este programul evenimentului? In functie de timpul in care persoanele invitate vor sta la eveniment trebuie stabilit si meniul de catering. O conferinta de 3 ore poate fi organizata cu o cafea la venire si una la plecare, dar o conferinta de 5 ore, care depaseste ora pranzului va trebui sa aiba un meniu cu mancare in mod obligatoriu. O petrecere nocturna va avea ca punct forte barul iar o gala va trebui sa aiba in meniu sampanie si mancaruri usoare.
5.     Evenimentul are nevoie de promovare? Costurile de promovare ale unui eveniment nu sunt deloc de neglijat. In cazul concertelor sau al evenimentelor unde se percepe o taxa de intrare, pe langa costul tiparirii biletelor sunt si alte cheltuieli legate de tiparirea afiselor si a materialelor menite sa asigure vizibilitatea evenimentului.  In cazul in care doriti aparitia in presa sau pe Internet a unui anunt legat de evenimentul vostru trebuie sa aveti un buget pentru publicitate sau sa angajati o echipa de PR. De obicei, ambele costaJ

La fiecare eveniment veti avea implicit si costuri ascunse. Acestea nu pot fi prevazute in totalitate, dar este bine sa va lasati o suma de bani care sa acopere posibile neajunsuri cum ar fi curatenia in sala, costuri de deplasare, etichete sau ecusoane care trebuie printate in ultimul moment.

Bugetul unui eveniment poate fi asigurat din mai multe surse. Fie avem un client care ne pune la dispozitie un buget fix, pe care organizatorul il gestioneaza cat mai eficient cu putinta, fie ne facem singuri bugetul. In acest ultim caz, trebuie sa avem in vedere asigurarea unui cash flow al evenimentuli. Mai exact, incasarile din sponsorizari si taxe de participare sa fie facute inaintea platilor pentru furnizori.  Prin urmare, aveti in vedere mereu sa nu faceti multe plati in avans si sa va asigurati un cash flow constant, pentru a va asigura profitul estimat.